Однією з основних форм обліку при проведенні флюорографічних обстежень є особиста картка, яка заповнюється на кожного проходить обстеження (рис. 30). У флюорографической картці повинні бути відображені такі дані: загальні відомості, результат флюорографічного обстеження, результат контрольного рентгенологічного дослідження, висновок. Застосовується також журнальний облік (без масового заповнення флюорографічних карток), при якому фіксуються лише загальні відомості і дані флюорографічного обстеження (норма або виклик на контроль).

Як при журнальному обліку, так і при особистих флюорографічних картках на осіб, яким потрібне дообстеження, складається картка первинної патології, направляється у відповідний лікувальний заклад (рис. 31). Результати подальшого контрольного рентгенологічного дослідження і висновок вносяться до картки первинної патології. Ці дані записуються також в особисту флюорографічну картку або журнал.

У разі необхідності для інформації та напрямки в лікувальний заклад обстежуваній вручається довідка-бланк, що містить відомості про результати флюорографії (рис. 32).

До кінця робочого дня або зміни після перегляду флюорографической плівки дані обстеження групуються у відповідності з лікарськими висновками.

Флюорографічні картки сортуються за трьома картотек: № 1 - норма, № 2 - контрольна група (викликаються на дообстеження), № 3 - група з виявленою безперечною патологією, виявленої безпосередньо при флюорографічному обстеженні.

При журнальній формі обліку проводиться підрахунок загальної кількості пройшли обстеження і спрямованих на контрольне дообстеження.Надалі всі дані статистично обробляються. У стаціонарному флюорографічному кабінеті ця обробка проводиться в кінці кожного місяця, при флюорографічному обстеженні на об'єкт (підприємство, школа, внз та ін) - по закінченні його.

Щорічні звіти про флюорографической роботі видаються лікувальними установами за затвердженими формами (протитуберкульозними диспансерами, міськими лікарнями та поліклініками, сільськими лікарнями-амбулаторіями). Підсумки флюорографічних обстежень включені в загальну систему статистичної звітності охорони здоров'я.

У цих формах звітності знаходять відображення результати флюорографической роботи тільки по виявленню туберкульозу легенів.Завершальним етапом флюорографической роботи є систематизація та зберігання матеріалів обстежень (звітні документи, флюорограми тощо).

Для зберігання флюорограмм створюються архіви відповідно до Інструкції з улаштування та веденню рентгенівських архівів в лікувальних установах, затвердженою Міністерством охорони здоров'я. Архів дозволено влаштовувати в основному будівлі лікувального закладу тільки у тому випадку, якщо вага збережених плівок не перевищує 300 кг. Цього вазі відповідає 10 млн. флюорограмм на плівці шириною 35 мм, 2,5 млн. флюорограмм шириною 70 мм та 1 млн 250 тис. флюорограмм шириною 100 мм.Таким чином, практично при будь-якому форматі флюорограмм вони можуть зберігатися всередині будівлі, не вимагаючи споруди окремого спеціального сховища.

Поточний архів (не більше 4 кг, або 140 000 флюорограмм на плівці шириною 35 мм, 35 000 - шириною 70 мм і 17 000 - шириною 100 мм) може зберігатися в межах флюорографічного кабінету, а краще в кабінеті лікаря. Для зберігання можна використовувати малі вогнетривкі сейфи. Такий сейф слід встановити на відстані не менше 1 м від опалювальних приладів. У цій кімнаті має бути заборонено куріння, а також користування всякого роду приладами з відкритим полум'ям, електроплитками, стерилізаторами і т. д.

Доцільно також вкладати в конверт кожну флюорограмму і цей конверт підклеювати до флюорографической картці. Така система дає можливість легко і швидко відшукати потрібну флюорографічну картку з відповідною флюорограммой. Одночасно ця система при повторних обстеженнях того чи іншого колективу дозволяє не дублювати картку, а записувати на ній же нові дані про обстежуваному, зіставляти їх з попередніми і нову флюорограмму зберігати в тому ж конверті.

При створенні флюорографічного архіву необхідно узгодити його організацію з профілем установи (поліклініка, центральний флюорографічний кабінет, протитуберкульозний диспансер та ін).

Флюорографічний архів зазначених вище лікувальних установ здійснює: а) організацію обліку і зберігання документації, б) контроль за надходженням документації зі всіх прикріплених флюорографічних кабінетів, в) видачу флюорограмм, флюорографічних карток та довідок при повторних флюорографічних обстеженнях.

Дуже важливо організувати архів так, щоб можна було легко і без затримки відшукати флюорографічну картку з відповідною флюорограммой.

В цілях зручності зберігання і наведення надалі довідок за картками доцільно зберігати їх в архіві в спеціальних картотеках. Для контингентів, які живуть у цьому районі, рекомендується зберігати флюорографічні картки з флюорограммами за адресами (вулиця, номер будинку), а в будинках - за прізвищами в алфавітному порядку.

Флюорографічні картки підприємств, шкіл, вузів та інших колективів зберігаються в окремій архівної картотеці лікувального закладу, що здійснює обстеження. Ці картки слід розташовувати по часу обстеження по роках, а всередині об'єкта - за прізвищами в алфавітному порядку.

Відповідальність за правильність ведення і збереження флюорографічного архіву покладається на спеціально прикріпленого реєстратора, статистика або рентгенолаборанта.