Багаторічний досвід роботи протитуберкульозних та лікувально-профілактичних закладів загального профілю показав необхідність здійснення полицевого обліку населення, що пройшов перевірочні рентгенологічні обстеження на туберкульоз. При відсутності такого контролю частина населення проходить обстеження кілька разів в рік, тоді як інша частина, ухиляючись від оглядів, залишається необследованной протягом декількох років. Саме серед цієї частини жителів виявляються поширені і далеко зайшли форми туберкульозу і раку легень.

В даний час існують два основних способи обліку - картотечний та журнальний. Ці способи можна застосовувати для будь-якого обліку - матеріальних цінностей або заходів, які проводяться з людьми. Кожен спосіб має свої переваги і свої недоліки. Журнали компактні, зручні в роботі, дешеві. Для роботи з ними не потрібно ніякої кваліфікації. В журнальних списках населення легко робити щорічні відмітки про флюорографії, особливо коли списки заводять на порівняно невеликі групи людей (населення фельдшерського ділянки, працівники невеликого установи тощо).Саме тому в інструкції по складанню звіту лікувально-профілактичного закладу вказується, що враховувати флюорографічні огляди населення (за винятком обов'язкових контингентів») можна в списках, складених за спеціальною формою. Однак журнальні списки важко поповнювати новими відомостями і у зв'язку з міграцією населення їх доводиться замінювати новими через кілька років. В цьому відношенні картотеки, які заводять і ведуть за принципом бібліографічних картотечних каталогів, мають відчутні переваги.Головне достоїнство картотек - можливість включення нових карт без порушення прийнятого порядку їх розміщення.

Наказом Міністерства охорони здоров'я регламентовано впровадження єдиної карти профілактичних флюорографічних обстежень (обл. ф.№ 49-у). У цій карті фіксуються як перше, так і повторні обстеження через 6 міс, 1 чи 2 роки. Карта розрахована на 15 повторних обстежень. При організації картотечного обліку вона служить основним реєстраційним документом.На лицьовій і зворотній сторонах карти записують паспортні дані та наявність обтяжуючих хронічних захворювань, підкреслюють належність до однієї з груп населення («обов'язкові контингенти», «неорганізоване» населення та ін). Відзначають результати флюорографічного обстеження та, при виявленні патології,- клініко-рентгенологічного обстеження, вказують остаточний діагноз.

При створенні картотек паспортні дані медичні сестри поліклінік (фельдшери самостійних фельдшерсько-акушерських пунктів) вносять у картку на підставі останніх відомостей про населення (списки працівників підприємств, списки виборців, результати подвірних обходів, дані житлово-експлуатаційних установ та ін). Це так званий «активний» спосіб створення картотеки. Інший - «пасивний» - спосіб створення картотеки полягає в заповненні карток при першому зверненні в лікувально-профілактичний заклад і напрямку на флюорографічне обстеження.У цьому випадку карту заповнює спеціально виділений реєстратор поліклініки, або реєстратор флюорографічного кабінету, або (при малій завантаженості кабінету перевірочними оглядами) - рентгенолаборант. При першому заповненні карти відзначаються ознаки, винесені на її лицьову сторону. Дані записуються не тільки шляхом підкреслення відповідних позначень, але і цифровим кодом. Цифра пишеться справа від назви ознаки: чоловік - 1, жінка - 2; обтяжливі хронічні захворювання - 1; обов'язкові контингенти - 1; працівники великих підприємств - 2, дрібних - 3; учні - 4;«неорганізоване» населення - 5. Замість цифр можна робити кольорове маркування. Не кодуються прізвище, ім'я та по батькові обстежуваного, рік народження, домашня адреса. У графі «заведена» проставляється дата заповнення карти. Якщо інтервал між датою закладу карти і датою першого обстеження або інтервал між двома обстеженнями перевищує 3 роки, то в графі «Тривало не обстежувався флюорографічно» проставляється олівцем число років, а карта маркується, як група підвищеного ризику захворювання. Кодування змісту цих граф методичними вказівками не передбачено.

Відомості про хронічних захворюваннях легенів та інших органів і систем (*пневмосклероз різної етіології; хронічний бронхіт;бронхоектатична хвороба; виразкова хвороба шлунка і дванадцятипалої кишки; цукровий діабет; серцево-судинні захворювання; тяжкі травми і поранення, ушкодження грудної клітки; онкологічні захворювання; хвороби нирок; психічні захворювання; хронічний алкоголізм; часті простудні захворювання) отримують з диспансерів та спеціалізованих кабінетів поліклінік. Списки хворих дільнична медсестра складає на підставі контрольних карт диспансерного спостереження (обл. ф. № 30-1-у), індивідуальних карт амбулаторного хворого (обл. ф. № 25-в) та інших форм обліку зазначених контингентів.

Відмітки про проходження флюорографічного обстеження проводяться працівником, відповідальним за ведення картотеки. При територіально-виробничому принципі це виконується дільничною медсестрою (цеховим фельдшером, медсестрою оглядового кабінету) на підставі даних періодичної вибірки з журналів флюорографічного кабінету; списків «обов'язкових контингентів» з відміткою флюорографічного кабінету про зроблений обстеженні, медичних документів з інших лікувально-профілактичних установ (рентгенографія або флюорографія в лікарні, протитуберкульозному диспансері і т. д.);у виняткових випадках методичними вказівками по проведенню масової флюорографії дозволено в картці обліку робити відмітку про проведену рентгеноскопії грудної клітки.

При проведенні обліку флюорографічних обстежень населення за територіальним принципом єдина централізована картотека на все населення може бути створена в містах з населенням до 500000 осіб у двох варіантах. При першому варіанті вся картотека знаходиться в одному приміщенні, наприклад у другому рентгенофлюорографічному відділенні міського протитуберкульозного диспансеру. Відомості про огляди надходять в централізовану картотеку щодня з усіх стаціонарних і пересувних флюорографічних кабінетів міста.Створення єдиної централізованої картотеки в порівняно великому місті (300000 - 500 000 населення), а особливо в місті з населенням понад 500 000, є надзвичайно складним завданням. Для цього потрібні спеціальне приміщення і обладнання, штатні картотетчицы (одна на 50 000 - 60 000 карт) і налагоджена система централізованої передачі відомостей з усіх лікувально-профілактичних закладів міста, де проводиться флюорографія і рентгенографія грудної клітки.У зв'язку з цим у методичних вказівках не рекомендується така організація обліку флюорографічних обстежень для повсюдного застосування. Крім того, слід пам'ятати, що при відсутності відомостей на лікарських та поліклінічних ділянках про проходження населенням флюорографії порушується вся система організації перевірочної флюорографії і повне залучення до обстежень населення робиться неможливим.

При другому варіанті картотека розосереджена по поліклініках. Відомості про огляди надходять у поліклінічну картотеку на людей, які проживають в районі обслуговування. Це найбільш проста і ефективна система обліку. На жаль, в містах з багатомільйонним населенням її застосувати не вдається.

У сільських районах картотека створюється і ведеться за єдиним територіальним принципом при центральних районних лікарнях, дільничних лікарнях або фельдшерсько-акушерських пунктах силами співробітників цих установ. Для створення картотеки використовуються списки населення, що складаються з фельдшерами та санітарним активом при подвірних обходах.

При виїздах пересувний флюорографической бригади в село картотеку забирають з собою, на місці роблять позначки про флюорографічне дослідженні, і потім повертають картотеку до місця зберігання. Крім того, у картах роблять відмітку про флюорографії на підставі вибірок з журналу роботи стаціонарного кабінету ЦРЛ та медичних довідок з інших (обласних) лікувально-профілактичних установ. Наявність централізованої картотеки повинно обов'язково поєднуватися з урахуванням проходження перевірочної флюорографії на самостійних фельдшерсько-акушерських пунктах.Найчастіше це роблять шляхом вклеювання в амбулаторну карту ф. № 25 аркуша обліку профілактичних заходів, в якому і роблять відмітки про онкоосмотрах, профілактичні щеплення, перевірочної флюорографії і т. д. Тільки при наявності такого обліку дільничний фельдшер може активно брати участь у залученні населення до оглядам.

Методичними вказівками по флюорографії передбачається, що при переїзді підлягають обстеженню людей в інший район або переході на іншу роботу облікову картку профілактичних обстежень слід видавати на руки для передачі в картотеку за новим місцем роботи або проживання. Можливо також пересилати карту у відповідні лікувальні установи за їх запитом разом з вирізаною із загального рулону останньої флюорограммой.

На новоприбулих для постійної роботи і проживання картки заповнюються при проведенні першого флюорографічного обстеження (при влаштуванні на роботу, прописку в гуртожиток) або при пред'явленні до лікувально-профілактичного закладу довідки про проходження флюорографії. При досягненні дітьми відповідного віку, з якого починають перевірочну флюорографію в даному регіоні, карта профілактичних флюорографічних обстежень заповнюється на них за місцем навчання.

Картотеки флюорографічного кабінету 

1. Картотека контролю патології. Це картотека осіб, викликаних у флюорографічний кабінет для контрольного рентгенологічного дообстеження. Вона розташовується в невеликому ящику або картонній коробці з написом «КП». Картки в ній надовго не затримуються і ніколи не повинні накопичуватися у великій кількості. Розставляються вони в алфавітному порядку.

2. Картотека спрямованих в лікувальні установи. Після контрольного дообстеження карти пацієнтів з підтвердженою патологією переставляють в цю картотеку, розділену на рубрики відповідно лікувальним закладам, з якими пов'язаний даний флюорографічний кабінет (протитуберкульозний диспансер, ЦРЛ тощо).

3. Картотека хворих з встановленим діагнозом. В неї включають і ф. 28-у, повернуту лікувально-профілактичним закладом.Розставляється по нозологічних захворювань (активний туберкульоз, рак, гостра пневмонія тощо). Ця картотека служить основним джерелом інформації при складанні аналітичного огляду діяльності флюорографічного кабінету.

4. Картотека непідтвердженою патології і малих залишкових зміну. При будь-якому підозрі на наявність патологічних змін в органах грудної порожнини флюорограм вирізається з загального рулону. Для випадків, коли контрольне дообстеження (або клініко-рентгенологічне дослідження в диспансері) не підтверджує необхідність подальшого обстеження або взяття на облік для спостереження в зв'язку з незначністю або відсутністю змін, створюють окрему картотеку.

При подальших обстеженнях такі картотеки допомагають зменшити кількість викликів на контрольне дообстеження в кілька разів.

Зазначені картотеки у флюорографічних кабінетах можна створювати не тільки з карток обліку флюорографічного обстеження або талонів № 1, але і з спеціальних карт (конвертів, кляссеров, карт-рамок) .

Крім рекомендованих методичними вказівками чотирьох картотек, в деяких флюорографічних кабінетах заводять і інші контрольні картотеки в залежності від особливостей роботи кабінету або лікувально-профілактичного закладу. До них відносяться: картотека хворих гострою пневмонією, потребують флюорографічного контролю до повного зникнення змін в легенях; картотека хворих, оперованих з приводу злоякісних захворювань, що потребують постійного контролю для своєчасного виявлення метастазів в легені і кістки; картотека осіб, робота яких пов'язана з пиловою шкідливістю;картотека хворих серцево-судинними захворюваннями, яким рекомендована періодична флюорографія з контрастуванням стравоходу; картотека хворих хронічними неспецифічними захворюваннями легень, періодично піддаються рентгенофункциональным або звичайним флюорографічним обстеженням, а також пацієнтів з доброякісними пухлинами та кістами органів грудної порожнини, аномаліями і варіантами розвитку, не потребують лікування.

Такі картотеки складаються з конвертів-карт або кляссерных карт з вкладеними в них флюорограммами. Вони служать для динамічного рентгенологічного спостереження за патологічними змінами органів грудної порожнини. В поліклініках, на лікарських дільницях на цих же пацієнтів заводять карти диспансерного обліку за формою 30. У визначені терміни направляють їх на обстеження у флюорографічний кабінет і потім зазначають у картці результати і дату обстеження.

Наказом Міністерства охорони здоров'я передбачено створення флюорографической картотеки не тільки на осіб з виявленою патологією органів грудної клітини, але і на осіб з підвищеним ризиком захворювання на туберкульоз і рак легені. Практично карти цих пацієнтів зберігаються в одній з вищеописаних картотек.